Mejorando Actualizaciones de Datos y Onboarding para Reducir Penalizaciones

Descripción general

Los usuarios Admin de TriNet no actualizaban datos críticos de empleados, lo que generaba penalizaciones fiscales cuando no se reportaban cambios de estado. Rediseñé el dashboard y puntos de entrada clave para fomentar actualizaciones a tiempo y ayudar a los equipos a evitar multas costosas.

Los nuevos clientes también encontraban fricciones al configurar políticas de PTO durante el onboarding. Colaboré con la Lead UX Designer, Developers y UX Writer para simplificar el flujo, aclarar términos legales y reducir el abandono.

El Desafío

La información desactualizada de empleados generaba penalizaciones, y los Admins no contaban con visibilidad ni orientación claras para realizar actualizaciones. Necesitábamos:

• Resaltar acciones urgentes en el dashboard
• Hacer que las actualizaciones fueran más rápidas y accesibles desde diferentes puntos
• Educar a los Admins sobre las implicaciones de datos faltantes

En el onboarding, muchos usuarios no comprendían el lenguaje legal o los pasos, lo que causaba frustración. Nuestro objetivo era resolverlo: Reducir el tiempo en el onboarding, aclarar la configuración de las horas de trabajo remuneradas sin añadir fricción y añadir indicaciones de soporte sin modificar la interfaz de usuario completa.

Antes y Después

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Antes

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Después

Proceso y Solución

Mi enfoque involucró un comprensivo proceso de diseño:

1

Investigación y Descubrimiento

Entrevisté a usuarios Admin y al equipo de soporte para entender los puntos de dolor más frecuentes. Realicé dos walk-throughs: Revisión de información desactualizada de empleados y finalización del flujo de onboarding de PTO. Principales hallazgos:

• Los usuarios no se daban cuenta de qué datos necesitaban actualizaciones ni por qué eran importantes
• La falta de urgencia o de conocimiento provocó que se pasaran por alto cambios
• El lenguaje legal en la configuración de los PTO era poco claro y confuso

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2

Arquitectura de Información

Mapeé los flujos para actualizaciones de datos de empleados e introduje caminos más claros hacia la misma acción:

• CTA en el dashboard
• Lista de empleados (resaltando aquellos con datos pendientes)
• Alertas en inbox y notificaciones

Para el onboarding de PTO, reorganicé los pasos del formulario y separé los conceptos legales en partes más digeribles.

3

Wireframing y Prototipado

Iteré sobre:

• Diseño de la sección del dashboard con una jerarquía de CTAs más clara
• Flujo de configuración de PTO con ayuda contextual e instrucciones simplificadas

Trabajé de cerca con la UX Writer para alinear el tono del contenido con los requerimientos legales.

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4

Diseño Visual

Diseñé interfaces que enfatizaban la urgencia (colores, etiquetas, alertas) sin abrumar al usuario. Utilicé señales visuales sutiles (filas resaltadas, badges, íconos) para guiar la atención.

En el onboarding, añadí tooltips y microcopy para apoyar a nuevos usuarios sin necesidad de soporte adicional.

Resultados e Impacto

El rediseño ayudó a TriNet a reducir penalizaciones, acelerar el onboarding y aumentar la confianza de los Admins en el manejo de datos sensibles de empleados.

Aprendizajes y Conclusiones

• Pequeños mensajes bien ubicados pueden modificar el comportamiento del usuario sin necesidad de rediseñar todo el sistema.
• Apoyar a los usuarios en conceptos legales complejos requiere UX writing cuidadoso, no solo cambios visuales.
• Alinear constantemente con los equipos legales y de producto facilitó una aprobación más ágil sin comprometer la calidad de la UX.